Berbagi Ilmu TUTORIAL APELKA BOS

     Kali Ini saya akan menyampaikan TUTORIAL APLIKAS APELKA BOS. mudah-mudahhan bermanfaat buat kita semua, khususnya bagi bendahara BOS Sekolah aamiin. sebagai berikut kira2 ada 55 langkah dalam menjalankan aplikasi APELKA BOS.

1. TUTORIAL APLIKASI Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban Keuangan Dana BOS Tingkat Sekolah (APELKA BOS) dikembangkan atas kerjasama antara Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dengan United States Agency for International Development (USAID) melalui program USAID PRIORITAS

2.   ALPEKA BOS ts

Ø Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban Dana BOS Tingkat Sekolah

Ø Aplikasi ini untuk mencatat data keuangan sekolah (perencanaan dan realisasi) dan membuat laporan BOS.

Ø Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.

Ø Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun anggaran saja.

3.   YANG HARUS DIPERHATIKAN

Ø Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file data dan file outputnya.

Ø Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun anggaran saja.

Ø Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan datanya

Ø Jangan lupa untuk save file selama mengisi data

4.   TAHAPAN PENGGUNAAN SETTING PADA PROGRAM EXCEL PENGATURAN PADA APLIKASI

5.   PENGISIAN DATA & LAPORAN Laporan Data Transakasi

6.   TAHAPAN PENGGUNAAN APLIKASI Tahapan Definisi: Mengisi data umum Menetapkan kegiatan yang ada di sekolah Tahapan Data File: Generate adalah membuat file data setelah definisi dibuat Setelah data di-input ke file data, selanjutnya adalah membuat laporan.

7.   Pengisian Data Awal DATA UMUM PROGRAM SEKOLAH GENERATE

8.   FILE DATA RENCANA PENGELUARAN REALISASI PENERIMAAN Nama sheet: RENCANA PENERIMAAN Nama Rencana-keluar sheet: Nama sheet: Realisasi-terima Rencana-terima REALISASI PENGELUARAN Nama sheet: Realisasi-keluar

9.   PERNJELASAN RINCI

Ø Menjalankan Aplikasi

Ø Menu “DEFINISI” – Data Umum – Progam Sekolah

Ø File Data – Generate – Update Data transaksi Contoh Transaksi Realisasi Laporan Mengubah Setting

10.LANGKAH MENGGUNAKAN APLIKASI

11.Menjalankan Aplikasi Dobel klik pada file ini, tekan ‘Enter’ untuk membuka aplikasi

12.MENGAKTIFKAN MAKRO (Harus selalu mengaktifkan makro: – Pada excel 2007 – Pada excel 2010)

13.PERHATIAN

Ø Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa untuk mengaktifkan makro

Ø Bila makro sudah aktif, maka akan muncul splash screen, bila splash screen tidak muncul berarti makro masih belum aktif (masih diblokir)

Ø Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, berarti makro masih belum aktif (masih diblokir)

14.SETELAH MAKRO DIAKTIFKAN Setelah makro diaktifkan, maka akan muncul tampilan berikut ini. Bila tidak muncul tampilan ini berarti makro belum aktif atau diblokir. Untuk mengaktifkan makro lihat penjelasan ketika pertama kali membuka aplikasi

15.CARA KELUAR DARI SPLASH SCREEN

Ø Untuk keluar dari splash screen, klik pada gambar atau tanda silang (pojok kanan atas dari splash screen).

Ø Akan muncul pemberitahuan untuk merubah setting ‘Regional & Language’.

Ø Bila setting sudah Indonesia, bisa langsung keluar.

Ø Bila setting belum Indonesia, klik tombol yang ada di bawahnya

16.Peringatan Untuk Setting Regional Klik tombol ini untuk mengubah atau mengecek setting Klik tombol ini untuk langsung keluar bila sudah yakin settingannya Indonesia

17.TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL Akan muncul tampilan seperti ini, perhatikan tulisan di bawah Format. Apabila tertulis Indonesia, berarti sudah benar dan langsung klik ‘OK’ atau ‘Cancel’. Bila bukan, cari dan pilih Indonesia. Klik pada panah terbalik di kanan akan muncul daftar negara Klik ‘OK’

18.TAMPILAN APLIKASI

19.Menu DEFINISI DATA UMUM

Ø Untuk mengisi data umum sekolah PROGRAM SEKOLAH

Ø Untuk memilih kegiatan yang dilaksanakan di sekolah sesuai RKT/RKAS.

20.DATA UMUM Data umum yang diisi adalah informasi nama sekolah dan nama yang tandatangan di laporan BOS.

21.DATA FILE

22.GENERATE

Ø Generate: Berfungsi untuk membuat file data baru untuk pencatatan transaksi keuangan Klik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save

Ø Semua data transaksi disimpan pada file data, yang terpisah dari file utama (Aplikasi). Usahkan keduanya dalam satu folder

Ø Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda

23.MEMBERI NAMA FILE DATA Setelah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini yang menampil nama file data yang default pada folder tempat file aplikasi disimpan. Apabila nama akan diubah, silahkan mengubah nama file data sesuai selera

24.TAMPILAN FILE DATA

Setelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini, yang menginformasikan file data sudah terbentuk. Selanjutnya klik ‘OK’. Pengisian data dilakukan pada file ini

25.UPDATE

Ø Update: Berfungsi untuk mengupdate data umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi perubahan pada data umum dan kegiatan sekolah. Misalnya perubahan data umum seperti penggantian kepala sekolah, bendahara, atau komite sekolah Klik ‘Update, -> Pilih file -> Save

Ø Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda

26.Pilih nama file data file yang akan di-update harus ditutup terlebih dahulu setelah klik update, akan muncul tampilan ini yang meminta nama file yang akan di-update jangan salah memilih file yang akan diupdate. File yang dipilih adalah yang di generate oleh aplikasi ini

27.Pesan setelah update setelah proses update selesai, maka akan muncul tampilan seperti ini. Selanjutnya klik ‘ok’ untuk melanjutkan pengisian data, buka file data yang baru di-update, kemudian lakukan pengisian seperti biasa. Data yang diisikan sebelumnya tidak hilang, kecuali belum di save

28.DATA TRANSAKSI

29.TAHUN ANGGARAN

Ø Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran. Contoh untuk tahun anggaran 2012

Ø Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013

Ø Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013

Ø Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014

Ø Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014 Tahun Anggaran 2013 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Tahun Ajaran 2012/2013 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Ags Sep Okt Nov Des Tahun Ajaran 2013/2014 Jul Ags Sep Okt Nov Des

30.SUMBER DANA SALDO Jenis Sumber Dana Sisa/ saldo anggaran tahun lalu 1.1 Sisa BOS Pusat 1.2 Sisa BOS Provinsi 1.3 Sisa BOS Kab/Kota 1.4. Sisa Dana Lainnya Penjelasaan Apabila ada dana yang merupakan sisa/ saldo dari tahun anggaran yang sebelumnya, maka dipilih yang nomor 1 dan disesuaikan dengana jenis sisanya. Apabila sisa dai BOS pusat maka dipilih yang no 1.1 dan seterusnya. Tanggal trasnsaksi ditulis 1 Januari tahun anggaran berjalan Sisa BOS Pusat tahun lalu Sisa BOS Provinsi tahun lalu Sisa BOS kab/Kota tahun lalu Sisa Dana lainnya tahun lalu

31.SUMBER DANA BOS Jenis Sumber Dana Sumber dana BOS 3.1 BOS Pusat 3.2 BOS Provinsi 3.3 BOS Kab/Kota Penjelasaan Sumber dana BOS yang diterima oleh sekolah bisa tiga macam. Penulisan pada transaksi sesuai dengan tanggal diterimanya dana oleh sekolah melalui rekening sekolah BOS dari Pemerintah Pusat yang ditransfer dari Provinsi BOS dari APBD Provinsi BOS dari APBD Kabupaten/ Kota

32.SUMBER DANA SELAIN BOS Jenis Sumber Dana Sumber dana lain non BOS 2.1 Gaji PNS 2.2 Gaji Pegawai Tidak Tetap 2.3 Belanja Barang dan Jasa 2.4 Belanja Pemeliharaan 2.5 Belanja Lain-lain* 4.1 Dana dekonsentrasi 4.2 Dana Tugas Pembantuan 4.3 Dana Alokasi Khusus 4.4 Lain-lain 5.1 Sumbangan Orang Tua 5.2 Sumbangan Sukarela 5.3 Sumbangan Alumni 5.4 Pendapatan Asli Sekolah 9 Pajak Penjelasaan Apabila sekolah menerima mengelola sumber dana lainnya Rutin Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya Potongan Pajak

33.SUMBER DANA Jenis Sumber Dana 2.1 Gaji PNS 2.2 Gaji Pegawai Tidak Tetap 2.3 Belanja Barang dan Jasa 2.4 Belanja Pemeliharaan 2.5 Belanja Lain-lain 3.1 BOS Pusat 3.2 BOS Provinsi 3.3 BOS Kab/Kota 4.1 Dana dekonsentrasi 4.2 Dana Tugas Pembantuan 4.3 Dana Alokasi Khusus 4.4 Lain-lain 5.1 Sumbangan Orang Tua 5.2 Sumbangan Sukarela 5.3 Sumbangan Alumni 5.4 Pendapatan Asli Sekolah Penjelasaan Rutin BOS BOS BOS Bantuan Bantuan Bantuan Bantuan Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya Pendapatan Lainnya

34.DANA PAJAK 9 Pajak Jenis Sumber Dana Penjelasaan Sumber dana pajak dipilih apabila sekolah melakukan potongan pajak atas transaksi yang menimbulkan pajak, maka pemotongan pajak tersebut disimpan sementara di kas sebagai penerimaan dengan sumber dana Pajak. Pembayaran pajak yang telah dipotong oleh sekolah ke kantor pajak mengambil dari kas sebagai kas keluar dengan sumber dana pajak.

35.PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima” Transaksi rencana terima terdiri dari:

Ø Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada

Ø Sumber dana

Ø Besaran uang yang rencana diterima, ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun (Tahun pelajaran dan sumber dana tidak perlu diketik. Silahkan memilih langsung dari daftar yang ada. Klik tanda panah yang ada di sebelah kanan sel)

36.PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN

Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima” Transaksi rencana terima terdiri dari:

Ø Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada

Ø Sumber dana

Ø Subprogram peruntukan dana

Ø Komponen dana BOS Pusat

Ø Besaran uang yang rencana pengeluaran, ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan (Kecuali angka dan keterangan, yang lain tinggal pilih dari list yang ada)

37.REALISASI PENERIMAAN

Realisasi penerimaan dicatat pada sheet “realisasi-terima” Transaksi penerimaan terima terdiri dari:

Ø ID, terisi otomatis

Ø Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn

Ø Transakasi pada buku kas atau rekening bank

Ø Nomor bukti transaksi

Ø Uraian transaksi

Ø Sumber dana

Ø Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak.

Ø Jumlah realisasi penerimaan

Ø Keterangan

38.REALISASI PENGELUARAN

Realisasi pengeluaran dicatat pada sheet “realisasi-keluar” Transaksi pengeluaran terdiri dari:

Ø ID, terisi otomatis

Ø Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn

Ø Transakasi pada buku kas atau rekening bank

Ø No bukti transaksi

Ø Uraian transaksi

Ø Sumber dana

Ø Sub program peruntukan

Ø Komponen BOS

Ø Jumlah realisasi penerimaan

Ø Keterangan

39.Contoh Pengisian Realisasi Data keuangan sebagai berikut:

Ø Saldo tahun lalu di Bank Rp. 1000.000,

Ø Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,

Ø Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 14 Januari 2013 Rp.25.000.000,

Ø Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 10 Januari 2013 Rp 3.000.000,

Ø Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Februari 2013 pada tanggal 16 Februari 2013 sebesar Rp 8.000.000,

Ø Pembayaran Honor Tenaga Guru Non PNS 400.000

Ø Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,

Ø Pembayaran rekening listrik tanggal 27 Februari 2013 Rp 135.650,

Ø Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 28 Januari 2013

40.Pencatatan Realisasi Penerimaan

Ø Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Bank dengan sumber dana BOS Pusat

Ø Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Kas dengan sumber dana BOS Pusat

Ø Dana BOS Pusat yang ditransfer dari Provinsi dicatat sebagai realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan transaksi berada di Bank.

Ø Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut di Bank

41.PENCATATAN SALDO TAHUN LALU 1/2

Terdapat saldo tahun anggaran yang lalu:

Ø Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,

Ø Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,Pencatatanya pada ‘realisasi-terima’ adalah sebagai berikut: Pencatatan Saldo tahun lalu di Bank Rp 500.000,

Ø Tanggal Transasksi: 1 Januari 2013

Ø Bank/Kas: Bank (uang berada di Bank)

Ø Nomor Bukti : disesuaikan dengan masing-masing sekolah

Ø Uraian: Saldo BOS Pusat di Bank (redaksi disesuaikan)

Ø Sumber Dana : 1.1 Sisa BOS Pusat (karena sisa BOS Pusat tahun sebelumnya)

Ø Pajak: dikosongkan

Ø Jumlah: 500000 (sesuai dengan jumlah saldo/ sisa yang ada, ditulis hanya angka saja)

Ø Keterangan: diisi sesuai dengan kebutuhan

42.PENCATATAN SALDO TAHUN LALU 1/2

Terdapat saldo tahun anggaran yang lalu:

Ø Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,

Ø Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,Pencatatan Saldo tahun lalu di Bank Rp 1.500.000,

Ø Tanggal Transasksi: 1 Januari 2013

Ø Bank/Kas: Kas (uang berupa tunai yang berada di Kas)

Ø Nomor Bukti : disesuaikan dengan masing-masing sekolah

Ø Uraian: Saldo BOS Pusat di Kas (redaksi disesuaikan)

Ø Sumber Dana : 1.1 Sisa BOS Pusat (karena sisa BOS Pusat tahun sebelumnya)

Ø Pajak: dikosongkan

Ø Jumlah: 1500000 (sesuai dengan jumlah saldo/ sisa yang ada, ditulis hanya angka saja)

Ø Keterangan: diisi sesuai dengan kebutuhan

43.Contoh Penulisan Saldo Pada Aplikasi

44.Pencatatan Penerimaan Uang BOS Data keuangan sebagai berikut:

Ø Menerima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 15 Januari 2013 Rp.33.000.000,Pencatatan pada file data:

Ø Tanggal transaksi: 15/01/2013 (sesuai tanggal yang tecetak pada buku)

Ø Bank/Kas: bank ( transfer masuk ke rekening Bank)

Ø Nomor Bukti: ditulis sesuai kebutuhan

Ø Uraian: diisi uraian yang menjelaskan transaksi (redaksi disesuaikan)

Ø Sumber dana: 3.1 BOS Pusat (karena uang yang masuk dari BOS Pusat)

Ø Pajak: dikosongkan

Ø Jumlah: 33000000 (sesuai uang yang masuk ditulis hanya angka saja) Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1

45.PENGAMBILAN UANG DARI BANK Ambil Uang BOS Pusat dari Bank Uang Masuk Kas Sebagai Realiasasi Keluar Sebagai Realiasasi Terima Tanggal pengambilan Tanggal pengisian Transaksi di Bank Transaksi di Kas Uraian Transaksi Uraian Transaksi Sumber Dana: BOS Pusat Sumber Dana: BOS Pusat Jumlah Jumlah

46.Pengisian Kas

Ø Uang yang diambil dari bank kemudian harus dicatat pada buku kas sebagai realisasi masuk

Ø Setelah diambil dari bank pada tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,-, kemudian dicatat pada sheet realisasi-terima, dengan transaksi pada kas Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas

47.Realisasi Keluar

Ø Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai transaksi keluar di kas.

Ø Setiap transaksi keluar dari kas harus ditulis: Tanggal Tanggal Transaksi Transaksi Uraian Transaksi Uraian Transaksi Jenis transaksi: Jenis transaksi: kas kas Sumber Dana Sumber Dana Komponen BOS Komponen BOS Kode bukti Kode bukti Kode/ nama Kode/ nama kegiatan kegiatan Jumlah Jumlah

48.Realisasi Keluar dari Kas

Ø Semua transaksi pengeluaran dari kas harus dicatat pada transaksi realisasi keluar pada buku kas

Ø Pada pembayaran honor a/n Tono ada pemotongan pajak sebesar 10% (PPh21), yang dicatat keluar nilai total termasuk pajak

49.Pemotongan Pajak

Ø Setiap pengeluaran yang dipotong pajak, maka potongan pajak dicatat pada realisasi masuk.

Ø Nilai yang tertulis pada pengeluaran adalah nilai total (termasuk pajak)

Ø Pencatatan pajak yang dipotong sebagi realisasi masuk dengan sumber dana pajak dan sebutkan jenis pajaknya apakah itu PPN, PPh21, PPh22, atau PPh23

Ø Ketika melakukan setoran pajak, maka dicatat pada realisasi keluar, tetapi dengan sumber dana pajak

50.Setoran Pajak

51.Uang potongan pajak yang disimpan dalam kas adalah milik pajak yang harus disetorkan ke kantor pajak

Ø Ketika melakukan setoran pajak ke kantor pajak, maka uang pajak harus keluar dari kas dengan sumber dana ‘Pajak’

52.Transaksi Lengkap Pencatatan transaksi realisasi terima Pencatatan transaksi realisasi keluar

53.LAPORAN KEUANGAN

Ø Laporan keuangan BOS yang bisa dibuat sesuai dengan Petunjuk Teknis pada Permendikbud nomor 76 tahun 2012

Ø Laporan akan otomatis dibuat setelah tahapan dikerjakan

Ø Laporan Keuangan yang bisa dibuat adalah: BOS-K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a

54.Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan Pastikan jenis laporan sesuai yang diinginkan Bila kotak ini berwarna gelap, tidak perlu dipilih Pilih periode laporan, bila kotak berwarna gelap tidak perlu dipillih Pilih file data transaksi. Klik tombol “Browse” -> Pilih file data -> Klik ‘Open’ Terakhir Klik pada tombol ‘ cetak laporan’

55.CETAK LAPORAN

Ø Setelah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan dibuat dalam bentuk file excel, dengan format sesuai dengan petunjuk teknis.

Ø File laporan bisa disimpan dalam hard disk dengan memberi nama terlebih dahulu ( pilih Save as)

Ø Pencetakan laporan seperti mencetak file excel biasa.

semoga dapat bermanfaat dan saya ucapkan terimakasih atas kunjungannya, mohon maaf kalau masih banyak tulisan kurang dalam pengejaan dan ada yang kelewat dalam penyampaian TUTORIAL APELKA BOS.